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周恩来曾指出，中国的档案历史是世界上最早的，也是最丰富的，殷代甲古文中就发现有不少官方文书，我国公文的历史久远，至少在公元前13世纪就已经出现了，而且种类和形式繁多。我国现行实行的公文主要有九大类十五种：1、命令、令、指令;2、决定、决议;3、指示;4、布告、公告、通告;5、通知;6、通报;7、报告、请示;8、批复;9、函。
公文具有特定的体式。一是公文的结构，由标题、主送机关、抄送机关、正文、附件、发文机关、发文日期、发文编号、密级、缓急程度、阅读范围等部分构成;二是公文的外观形式，庄重大方，生动活泼，有一种勃勃向上的政治气概。
公文语体具有以下特点：一是语词有严格的单义性，避免一词多义或一义多词，为表意确切而形成偏正化的特点;二是一般不用语气词、感叹词，不用富于描绘性、形象性和感情色彩的词。如不用就不能充分表达意思时，也简明扼要地用一些;三是排斥口语词汇和方言词汇。没有被汉语普通话吸收的方言词汇和口语词汇，地方色彩太浓，局限性大，会影响公文表意的准确性;四是排斥倒装句、省略句，应用主谓宾全句。
合乎规范地撰写公文，还必须注意以下几个方面的问题：
1、公文的政治性
公文具有很强的政治性。公文水平的高低，主要看其是否准确地体现了党和国家的政治意图。所以撰文时，对党中央、国务院领导同志的批示和讲话，对党的路线、方针和政策，在提法上必须严格以中央文件为准;普通文件和可公开的文件，更应以中央报刊发表的提法为准;提口号要按照党中央和上级的提法执行，不要乱拟、乱提与中央精神相抵触的口号;宣扬成绩要分寸得当;宣扬典型要交待具体背景，说清主客观条件。
2、公文中的专用名称
同一名称在一篇公文中出现多次时，前后应统一;人的职务、地名常有变动，书写时注意名称的变动;凡外国国名、重要的或常见的地名、人名、党派、政府机构、新闻机构等译名均应以新华社的译名为准;不用难懂的术语、行话;文稿中第一次出现的市、县、地区等地名前应冠以所属的省或地区名。
3、公文中的“时间”
时间概念要准确，要用年月日具体日期，尽量避免用时间代名词;运用我国各个朝代年号时要在前边另注公历年份。
4、公文中的“数字”
文中不能混用基数、序数、分数、倍数、确数、概数;引用统计数字要考虑读者的感受;文稿中出现一系列相关的数字时，应仔细检查和推演、避免相互矛盾。
5、公文中的模糊语言
由于语言本质上的中介性和表义上的模糊性，因此，语言具有相对的模糊性质。如“研究”一词，对一个称职的领导者，它是慎重和避免独断专行的体现;但对于一个官僚主义者，它又是搪塞和极不负责的最好的遁词。所以，使用模糊语言必须真实地反映客观事实，努力使之符合辩证法。
从公文关系来分，公文还可以分为下行公文、上行公文和并行公文三类。
1、下行公文，是指党政机关或社会罢休中的上级组织向其下属组织所发的公文，包括命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通报、批复。
写下行公文时，要树立尊重下级的观念。当下级机关向主管上级机关请求就某项工作或问题作出指示时，上级机关应根据政策规定和实际情况，予以及时、准确地批复。
不是隶属关系的不要以隶属关系的身份行文。未经会议讨论通过并要求下级贯彻执行的事项，不能擅自使用“决议”的名称。对所有决定的问题，都要作出不容置疑的结论式的判断和决议，送文给受文者照章执行。这既是对受文者的尊重，也是对工作的负责。
2、上行公文，是指党政机关或社会团体中的下级组织向上级主管机关报告情况或请求对某项工作或问题作出指示、批复时使用的公文，如报告、请示。
写上行公文时，下级机关一般应按照隶属关系进行请示、报告。无特殊情况，不要越级，以免打乱正常的领导关系。如遇特殊情况或紧急事宜必须越级报告时，也应当同时抄报所越过的上级机关。
请示应限于必须向上级请示的问题。事无巨细，件件都向上级请示，决不是尊重上级和对工作认真负责的表现。一般来说，应该向上级请示的问题主要是：属于上级主管单位明确规定必须请示批准才能办理的事项;工作中发生了新情况，而无章可循，有待上级主管单位明确指示后才能办理的事项;按上级明文规定完成某项任务后，需报上级主管单位备案的有关事项。
上行公文的文字最好庄重朴实、简明扼要。在撰写带有自我批评性质的报告时，其行文礼仪并不仅在于措词的诚恳，而且在于写明情况，勇于承担责任和吸取教训。
3、平行公文，是平等的党政机关、各社会团体之间或相互没有隶属关系的机关、部门之间的行文。平行公文，过去叫咨、函，现在不必用什么特定的文种名称，但一般不发指令性文件，也不互相请示。双方是平等身份，文件的口吻应当是协商和协调。
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